Secretaris - Bestuur COC Zwolle

Omschrijving / werkzaamheden

Eén van de taken van het bestuur is het aansturen en ondersteunen van de organisatie en het omzetten van besluiten in acties, daarbij geholpen door een grote groep vrijwilligers. Onze vereniging is op zoek naar iemand die alle daarbij horende processen binnen de vereniging bewaakt en meehelpt uitvoeren.

COC Zwolle is een vereniging die een algemeen belang dient, met als doel het streven naar een diverse en inclusieve samenleving die werk maakt van gelijkheid en emancipatie, zodat mensen volledig kunnen participeren en zich tot hun volle potentieel kunnen ontwikkelen, ongeacht hun seksuele oriëntatie, genderidentiteit of -expressie en geslachtskenmerken, en het verrichten van al wat hiermee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn.

Het werkgebied omvat 23 gemeenten in de provincies Drenthe, Flevoland, Gelderland en Overijssel.

TAKEN

• Het uitschrijven van de bestuurs- en ledenvergaderingen;
• Opstellen van de agenda van deze vergaderingen in overleg met de overige bestuursleden;
• Verslaglegging van bovengenoemde vergaderingen en bewaking van de uitvoering van de actiepunten;
• Behandeling van ingekomen post en e-mail in overleg met de overige bestuursleden;
• Bewaakt het proces van het opstellen van het verenigingsjaarplan, jaarverslag en de algemene verslaglegging in samenwerking met de overige bestuursleden;
• Communicatie met COC Nederland aangaande verenigings- en federatiezaken;
• Relatiebeheer, waaronder het vrijwilligersbestand en de ledenadministratie;
• Houdt er toezicht op dat besluiten van het bestuur en de door de vereniging ondernomen activiteiten niet in strijd zijn met de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging en van COC Nederland;
• Opstelling van een algemeen dossier van alle administratieve bescheiden (met uitzondering van de financiële bescheiden en de personeelsbescheiden) ten behoeve van het archief van de vereniging (Google Drive);
• Deelname aan federatie overleggen van COC Nederland over bovenstaande activiteiten;

JOUW POSITIE IN DE ORGANISATIE

De secretaris vormt samen met de voorzitter en penningmeester het dagelijks bestuur van de vereniging. Bepaalde taken kunnen gedelegeerd worden aan andere functionarissen binnen de vereniging, bijvoorbeeld verslaglegging, archiefbeheer. De secretaris blijft wel zelf verantwoordelijk.
Vanuit de functie heeft de secretaris contacten met alle geledingen binnen de vereniging, COC Nederland, collega COC lidverenigingen en andere maatschappelijke organisaties. Het is dan ook van belang, dat de secretaris in staat is om op verschillende niveaus soepel en effectief te communiceren.

Vaardigheden

De ideale secretaris

• Hoort tot of heeft affiniteit met de doelgroepen van het COC en is lid van de vereniging of bereid dat te worden;
• Herkent zich in de visie, missie en doelstellingen van de vereniging;
• Beschikt over tenminste HBO werk- en denkniveau en heeft ervaring in een soortgelijke functie of relevante beroepsmatige ervaring;
• Heeft goede sociale en communicatieve vaardigheden;
• Is enthousiasmerend, collegiaal en samenwerkingsgericht;
• Kan goed werken met Google Drive of is bereid dat te leren;
• Spreekt en schrijft uitstekend Nederlands en Engels.

In verband met het karakter van deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag
noodzakelijk.

Overige informatie

Deze bestuursfunctie kost ongeveer 4 uur per week (indicatief). De tijd is zelf in te delen. Als secretaris ben je wel beschikbaar voor de noodzakelijke vergaderingen en bijeenkomsten, ook op landelijk niveau. De secretaris wordt in functie gekozen door de Algemene Ledenvergadering voor de duur van 2 jaar. De functie is onbezoldigd. Reis- en onkosten worden vergoed volgens de onkostenregeling van de vereniging.

Heb je interesse en denk je in het profiel te passen? Dan komen we graag in contact met jou. Stuur je motivatie naar ons, door onderstaande formulier in te vullen, dan nemen we zo spoedig mogelijk contact met je op. Voor inhoudelijke informatie over deze functie kun je ook terecht op onze website, Facebook of Instagram.